Aplikasi Manajemen Dalam Dunia Usaha

Aplikasi ilmu manajemen dalam dunia usah
I
informasi dalam berbagai hal menjadi amat penting bagi semua bentuk perusahaan. Kegagalan suatu perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan dunia usaha beradaptasi dengan teknologi komputer, khususnya di Amerika berjalan dengan sesuai dengan perkembangan komputer itu sendiri. Karena bagi pengusaha penggunaan komputer diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi kerja mereka.

Pada tahap awal mereka menggunakan komputer untuk data administrasi yang sarat dengan perhitungan angka seperti pembukuan untuk penerimaan dan pengeluaran, daftra gaji dan penagihan. Selain kemampuan komputer untuk mengolah data yang cukup besar juga membawa masalah baru seperti penyediaan tenaga ahli, pendidikan staf perusahaan serta resahnya sebagian dari personalia perusahaan akan terjadinya pemutusan kerja. Tetapi sedikit demi sedikit persoalan tersebut dapat diatasi. Para pengusaha berusaha untuk beradaptasi dengan komputer hingga akhirnya komputer mendapatkan tempatnya di dunia usaha.

Perkembangan Pengolahan Data

Pada akhir tahun enam puluhan, komputer telah banyak dipakai di perusahaan-perusahaan Amerika diantaranya untuk membantu menangani pengolahan data Administrasi Personalia, Pembukuan, Inventaris barang, Pembelian dan Penjualan, dan lain-lain.

Melihat aplikasi komputer pada bidang ini mengakibatkan para pengusaha melihat kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan pemanfaatan informasi. Kendali perusahaan menjadi lebih baik, dengan tersedianya data yang diperlukan.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Evolusi Pengolahan Data

Cyrus Gibson dan Richard Nolan dari Harvard, keduanya adalah ahli sistem informasi bisnis mengemukakan pendapatnya bahwa perkembangan pengolahan data di dunia usaha mengikuti kurva-S .

Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4

Penghematan Perluasan Aplikasi baru Aplikasi
biaya. aplikasi. Pengendalian. basis data.

Daftar gaji Aliran Uang. Kendali Model simulasi
penerimaan pembelian akses data
pengeluaran secara langsung
tagihan. Pendanaan On-line
ramalan
inventaris
penjualan.

Keterangan:

Tahap 1 : Menggambarkan tahap awal perkembangan aplikasi.
Sebagian tugas manusia diambil alih oleh komputer.
Tujuan utama adalah untuk penghemat biaya.

Tahap 2 : Keberhasilan dari tahap pertama merupakan konsekuensi logis dari penggunaan komputer yang dimanfaatkan untuk kecepatan dan ketelitian yang tinggi, sehingga perluasan aplikasi komputer diperlukan untuk membantu bidang pekerjaan yang lain.

Tahap 3 dan 4 : Merupakan tahap dimana pengembangan aplikasi dilakukan untuk menangani bidang-bidang yang belum pernah dikembangkan sebelumnya. Komputer benar-benar dimanfaatkan untuk bekerja sesuai kapasitasnya


Hal yang mendukung

Model Simulasi :
Salah satu alat yang ampuh bagi ilmu pengetahuan dan industri untuk mempelajari keadaan akan sistem yang rumit, dimana penggambarannya secara matematik amat sukar untuk dilakukan secara manual. Perusahaan mencoba mempelajari faktor yang kritis pada proses produksi dengan menentukan besaran-besaran yang disesuaikan dengan keadaan yang nyata. Sehingga model yang dibuat dapat memberikan yang realistis dari sistem yang dipelajari.

Model Perencanaan Keuangan :
Sangat tergantung dari Ilmu Matematik yang rumit untuk meramalkan kejadian jangka menengah dan panjang. Perencanaannya memerlukan keahlian matematika, keuangan dan pemrograman. Para Pengusaha dapat memanfaatkan model perencanaan keuangan untuk menguji berbagai keadaan, sehingga perencanaan dapat dilakukan dengan cermat.

Sistem hubungan langsung (On-line system). Sistem ini memungkinkan hubungan langsung terjadi antar komputer, informasi dapat diambil setiap saat. Institusi/Perusahaan yang banyak memanfaatkan sistem on-line ini adalah perbankan.

Perkembangan aplikasi pengolahan data di perusahaan menimbulkan beberapa persoalan. Bila pada awalnya organisasi pengolahan data berada di bawah bagian keuangan, karena perluasan aplikasi, akhirnya menjadi bagian tersendiri dari perusahaan (yang sekarang disebut dengan EDP=Elektonik Data Prosesing ).
Tahap pertama pengembangan ditandai dengan dipekerjakannya tenaga pengolahan data klasik, seperti operator, pemrogram dan sistem analis. Sejalan dengan berkembangnya aplikasi dan teknologi komputer, jenis pekerjaan menjadi bertambah banyak. System Programmer, Spesialis komunikasi data, spesialis basis data spesialis jaringan internet dan design web, merupakan profesi baru yang banyak diperlukan di pusat pengolahan data.
Kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer. Kadang timbul sikap defensif menentang arus perkembangan. Gejala semacam ini melanda negara maju pada awal dasawarsa enam puluhan.

Pandangan ke depan :

Pada tahun 1979, James Martin seorang pengarang buku dan konsultan pengolahan data tingkat internasional, membuat prediksi sebagai berikut :

Sebagian besar dari perkembangan aplikasi komputer dalam dunia usaha pada masa mendatang akan berlandaskan kepada teknologi basis data (database technology) yang akan saling terhubung melalui jaringan komputer. Otomasi perkantoran akan terhubung dengan jaringan ini.

Dari prediksi James Martin tersebut sudah nampak pada saat ini. Adanya jaringan basis data internasional seperti telnet, otomasi perkantoran juga sudah berkembang pesat, PC sudah berperan baik dikantor ataupun dirumah, dimana mereka sudah dapat saling berhubungan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Salah satu definisi SIM yang diberikan oleh Gordon B Davis adalah sebagai berikut : Suatu sistem terpadu antara manusia dan mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem mem¬pergunakan komputer baik perangkat keras maupun perangkat lunak, prosedur dan tata kerja manajemen dan juga basis data.

Piramida SIM


SIM
untuk
pengambilan
keputusan yang
bersifat strategis


SIM
Perancangan taktis dan
pengambilan keputusan


SIM
perancangan operasi
pengambilan keputusan dan pengendalian


Pengolahan transaksi
pelayanan permintaan informasi

Dari struktur piramida diatas dapat dijelaskan bahwa, pada tingkat bawah umumnya memerlukan banyak waktu pengolahan, karena banyaknya permintaan informasi.

Pada tingkat ke-dua permintaan informasi dilakukan untuk menunjang kegiatan perencanaan operasional, pengambilan keputusan dan pengendalian perusahaan sehari-hari.
Pada tingkat ke-tiga SIM menyediakan informasi bagi para pengelo¬la perusahaan untuk pengambilan keputusan yang bersifat taktis.
Pada tingkat tertinggi SIM menyediakan informasi bagi pimpinan perusahaan, menyangkut informasi strategis yang diperlukan untuk menentukan langkah perusahaan selanjutnya. Piramida SIM terdiri atas data yang berjumlah besar, untuk itu diperlukan suatu cara untuk menyusun data secara teratur sehingga memudahkan proses pengambilan data kembali, manajemen basis data (Data Base Management) merupakan salah satu cara untuk melaksana¬kannya.

Pada SIM informasi akan selalu tersedia pada setiap tingkat pengelola sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Pada tingkat rendah informasi sifatnya telah siap pakai. Pada tingkatan pengelola informasi harus disajikan setelah mengalami berbagai proses, untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh. Proses pengolahan dan penyebaran informasi pada SIM sifatnya menyeluruh disebut juga dengan sistem secara total (Total System Approach). Artinya informasi akan mengalir dari pusat data, diolah oleh komputer untuk disebarkan keberbagai tingkatan. Sifat pendekatan sistem secara total ini, mengakibatkan pengola¬han data terdistribusi yang kurang dikehendaki oleh beberapa ahli. Mereka berpendapat bahwa informasi harus terpusat, untuk menjaga integritas data.
Akan tetapi penyimpanan informasi secara terpusat akan menemui beberapa kendala diantaranya : - Diperlukan Seorang ahli informasi yang bertanggung jawab terhadap
¬ integritas data secara keseluruhan.
- Informasi yang disimpan terus membengkak dan sifatnya
kurang penting, akibatnya pengolahan informasi menjadi kritis.
- Komputer menjadi lambat terhadap permintaan informasi.

Untuk mengatasi hal tersebut timbul suatu pemikiran untuk mendistribusikan pengolahan data. PENGOLAHAN DATA TERDISTRIBUSI Keuntungannya :
- Memungkinkan untuk dicapainya tujuan yang berbeda di antara unit-unit
perusahaan. - Masing-masing pengelola dapat mengendalikan pengolahan data
mereka, sesuai dengan kebutuhan lokal.
- Menjamin tersedianya informasi yang beraneka ragam, untuk proses
pengambilan keputusan para pengelola pada tingkat yang lebih tinggi.

Kerugiannya :
- Sulitnya menjaga integritas data dalam SIM
- Data terpusat menjadi kurang mutakhir, karena adanya pengolah lokal
- Kesenjangan nilai data akan merugikan SIM secara keseluruhan
KANTOR MASA DEPAN
Dasar pemikiran timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain :
- Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka
arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.
- Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal tersebut diatas ternyata dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tanggapan mengenai masalah diatas adalah dengan memanfaatkan komputer untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. Keuntungan arsip elektronik : - Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur
komunikasi - Pencarian dokumen mudah dilakukan
- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.

Penggunaan teknologi baru biasanya menimbulkan masalah sosial, bagi pihak yang menyangsikan kegunaanya. Mereka takut akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.
Beberapa tata cara kerja yang telah dikembangkan di negara-negara maju.
Pengolahan Kata (Word Processing). Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat,
penjadwalan dll.

Surat elektronik.
Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan
maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :
1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).
2. Dengan Facsimili.
3. Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)

Konferensi Jarak Jauh.
Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan
data, suara dan gambar.

Information Retrieval
Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam
komputer.

Kegiatan Manajemen.
Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para
pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal
proyek, jadwal penugasan, dll.

Dari gambaran kegiatan diatas beberapa pimpinan perusahaan mengkhwatirkan bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu tambahan untuk menyesuai¬kan diri dengan sistem yang baru. Hal ini disebabkan ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut.
Peran Komputer Pribadi di Perkantoran.
Banyaknya komputer pribadi di perkantoran membawa dampak akan pentingnya pengolahan data dan nilai dari suatu informasi, karena sering kali para karyawan mengolah langsung informasi melalui komputer pribadi. Ini menunjukkan adanya demokratisasi dalam pengolahan informasi.



ISYU ORGANISASI DAN SOSIAL

Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaan maupun tata cara penanganannya (struktur manajemen & karyawan). Kalau kita melihat struktur SIM yang seperti Piramida akan terlihat kedudukan Manajemen tingkat menengah ada diantara pimpi¬nan perusahaan dan para pekerja. Secara tradisional fungsi manajemen tingkat menengah adalah menerapkan instruksi pimpinan kepada para pekerja. Sekarang ini dengan adanya otomasi perkan¬toran, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer.
Sehingga terjadinya suatu perubahan di perusahaan, di antaranya:
- Informasi mengalir secara langsung ke pimpinan puncak tanpa
campur tangan tingkat menengah
- Manajer tingkat menengah harus merubah pandangan dan tata
cara kerja
- Pola karir mengalami perubahan
- Manajer tingkat atas memiliki tanggung jawab yang besar dan
hanya sedikit bantuan dari manajer tingkat menengah.

Implikasi Internet di Bidang Bisnis
Berita atau informasi manfaat IT dan Internet di bidang bisnis nampaknya sudah sedemikian banyak sehingga jika dituliskan akan menjadi sebuah buku. Perlu diingat bahwa IT dapat dijadikan produk atau dapat digunakan sebagai alat (tools). Jadi sebuah perusahaan dapat menghasilkan produk IT atau dapat menggunakan IT untuk menghasilkan produk atau layanannya. Untuk yang terakhir ini, IT dijadikan sebagai tools, bukan sebagai end product.

Adanya Internet mendobrak batasan ruang dan waktu. Sebuah perusahaan di Indonesia memiliki kesempatan yang sama untuk mengakses pasar Amerika dibandingkan dengan perusahaan di Eropa, atau bahkan dengan perusahaan di Amerika. Dahulu hal ini mungkin akan sulit dilakukan karena perusahaan lokal akan memiliki akses yang lebih mudah kepada pasar lokalnya. Perlu diingat, hal yang sebaliknya (perusahaan luar mengakses pasar Indonesia) dapat juga dilakukan dengan mudah. Jika hal ini tidak mendapat perhatian, maka pasar dalam negeri kita akan dijarah oleh perusahaan asing.

IT dan Internet dipercaya menjadi salah satu penopang ekonomi Amerika Serikat. Demikian percayanya mereka kepada hal ini sehingga pemerintah Amerika sangat bersungguh-sungguh untuk menjaga dominasi mereka dalam hal ini. Berbagai inisiatif dilaksanakan oleh pemerintah Amerika Serikat seperti dapat dilihat pada dokumen-dokumen yang dapat diperoleh di Web site mereka:

• “Digital Economy 2000”
(diperoleh dari http://www.ecommerce.gov)

Ekonomi yang berbasis kepada IT dan Internet ini bahkan memiliki nama sendiri: New Digital Networked Economy. Dalam ekonomi baru ini banyak kaidah ekonomi lama (old economy) yang dijungkirbalikkan. Pasar modal seperti NASDAQ yang didominasi oleh saham perusahaan yang berbasis teknologi ramai diburu dan dimonitor oleh pelaku bisnis. Saham-saham perusahaan teknologi, terutama yang berbasis IT dan Internet, dicari-cari oleh orang meskipun perusahaan tersebut masih dalam keadaan merugi. Ini berbeda dengan kaidah old economy. Apakah ini sehat atau tidak, banyak sudah kajian tentang hal ini. Ada yang mengatakannya sebagai bubble economy [Lihat refrensi “Internet Bubble”]. Point yang ingin disampaikan adalah ini ekonomi baru yang mesti kita simak dan kaji dengan seksama.

Di dalam industri software telah terjadi sebuah perubahan filosofi. Source code program yang semula dijaga kerahasiaannya sekarang dibuka dan dapat dibaca oleh siapa saja. Bagaimana perusahaan bisa menjual produk softwarenya? Perubahan filosofi ini dituangkan dalam sebuah model yang disebut model “Bazaar” dengan implementasi yang disebut “open source”. Contoh keberhasilan pendekatan ini adalah adanya operating system Linux yang gratis dan perusahaan Redhat yang mengkomersialkan produk Linux tersebut. (Diskusi lengkap mengenai filosofi ini dapat dilihat pada buku Eric Raymond, pada bagian “bahan bacaan”.)

Hilangnya batasan ruang dan waktu dengan adanya Internet membuka peluang baru untuk melakukan pekerjaan dari jarak jauh. Istilah teleworker atau teleworking mulai muncul. Seorang pekerja dapat melakukan pekerjaannya dari rumah tanpa perlu pusing dengan masalah lalulintas.

Kesemua hal di atas menunjukkan adanya peluang-peluang baru di dalam bisnis dengan adanya IT dan Internet.
Di Indonesia ada berbagai inisiatif untuk menumbuhkan bisnis dan industri IT & Internet seperti program Nusantara 21, program Telematikan Indonesia, dan program Bandung High-Tech Valley (BHTV) . Kesemuanya ini diharapkan dapat memacu Indonesia sehingga tidak tertinggal di dalam dunia IT dan Internet.