Memahami Fungsi SDM dan Organisasi Bisnis
1. Produktivitas
Tujuan fungsi sumberdaya manusia (SDM) adalah untuk meningkatkan produktivitas (achievement performance) dalam menunjang perusahaan lebih kompetitif. Dalam hubungan ini, pengukuran produktivitas hanya dibatasi secara sempit pada peran sumberdaya manusia, yang secara bisnis disebut sebagai pekerja (work force)
[1]. Dengan kata lain produktivitas pada fungsi SDM tidak memperhitungkan faktor lainnya, seperti cost, quality, flexibility dan delivery.
Work force ini dibedakan ke dalam dua kelompok: pekerja produksi (blue-collar worker) dan pekerja non-produksi (white-collar professional). Dalam dunia bisnis, proporsi penggunaan dua jenis pekerja tersebut dapat berbeda. Bisnis manufaktur atau production umumnya proporsinya blue>white; sedangkan untuk jasa, seperti perbankan, pendidikan umumnya proporsinya blue<white. Sementara itu, bisnis yang semakin computerized proporsi white lebih banyak dari blue. Manager umumnya dimasukkan sebagai white-collar professional.
Ukuran produktivitas dapat diturunkan dari persamaan-persamaan berikut:
FIRM:
Profit = f (Revenue; Cost)
Revenue = f (Output; Price)
Output = f (Input)
= f (Labor; Material; Equipment; Capital invested)
SDM:
Produktivitas = Output/Input
= Profit/Cost
= Revenue/Cost
= Profit/Input; Revenue/Input
= Output/Labor
= Revenue/Labor
= Sales/Labor
= Output/(Labor; Material; Equipment; Capital invested)
= dst
Jadi ukuran produktivitas bervariasi, dimana penggunaannya tergantung tujuan dan konteks pengukurannya. Dalam Tabel-1, diperlihatkan dua versi ukuran produktivitas (sales/biaya variabel—misalnya penggunaan labor). Di satu pihak, sales meningkat tetapi dengan penggunaan labor yang lebih banyak dan profit hanya meningkat menjadi 13 (naik 30 persen dari profit semula sebesar 10). Di pihak lain, dengan penjualan yang tetap, tetapi terjadi penghematan biaya labor atau pengurangan labor dari 70 menjadi 63, maka profit menjadi 17 (profit naik sebesar 70 persen dari 10 menjadi 17).
Dari dua versi di atas, yang sering digunakan sebagai cara pengukuran produktivitas adalah penghematan penggunaan labor atau upaya menaikkan efisiensi dan efektivitas penggunaan (utilisasi) labor yang ada. Ini berarti, tujuan pengelolaan SDM dapat dicapai dengan beberapa cara, yakni:
-Jumlah labor yang tetap dan output yang dihasilkan meningkat
-Jumlah labor yang menurun, tetapi output dapat dipertahankan
-Peningkatan labor lebih kecil dibandingkan peningkatan output
| Tabel-1. Kontribusi produktivitas dalam bisnis |
| | Sebelum(rupiah) | Sesudah(Sales meningkat 10 %) | Sesudah(Produktivitasmeningkat 10 %) |
| Sales | 100 | 110 | 100 |
| Biaya variable | 70 | 77 | 63 |
| Biaya tetap | 20 | 20 | 20 |
| Profit | 10 | 13 | 17 |
| PerubahanProfit (%) | - | 30 | 70 |
2. Worker vs Firm
Dalam memahami fungsi SDM perusahaan, sesungguhnya perhatian tidak hanya tertuju pada tujuan para pekerja tetapi juga tujuan dari perusahaan. Ini berarti, di satu pihak, fungsi sumberdaya pekerja (SDM) yang dimiliki individu (secara efisien dan efektif) harus dikaitkan dengan ekspektasi para pekerja yang dinilai sebagai upah (salary) dan di pihak lain, tujuan perusahaan (Firm) untuk mengoptimalkan profit yang diinginkan. Dengan kata lain dua tujuan (worker vs firm) harus terjadi secara simultan, dimana:
-Upah/salary = pendapatan individu (worker)
-Profit = pendapatan perusahan (firm)
Bagaimana membuat hubungan yang ideal antara tujuan sumberdaya pekerja (individu) dalam pengelolaan SDM dengan tujuan perusahaan (organisasi) secara bersamaan menjadi tugas pokok dan fungsi SDM di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, tujuan fungsi SDM dalam hal ini adalah bagaimana terjadinya produktivitas bagi setiap individu di dalam perusahaan, agar nilai produktivitas ini memberikan dampak langsung bagi peningkatan profit perusahaan. Mekanisme fungsi SDM ini dapat diperhatikan pada Gambar-1.
Gambar-1. Tujuan fungsi SDM dan kendalanya
Dalam upaya mencapai tujuan produktivitas tersebut, ada empat aspek utama yang perlu diperhatikan, yaitu: proses pengadaan sumber daya pekerja (rekrutmen); penyiapan job description (job design); pengembangan kinerja pekerja (developement); dan monitoring dan evaluasi kinerja masing-masing pekerja (penilaian). Masing-masing keempat aspek ini terdiri dari sejumlah komponen yang satu sama lain tidak hanya saling terkait tetapi juga bersifiat kontinuum (siklus).
3. Desain dan Manage SDM
Fungsi SDM pada dewasa ini semakin diakui sebagai salah satu fungsi yang paling strategis. Hal ini mengingat sumberdaya pekerja terdapat di masing-masing fungsi utama: fungsi finance, fungsi operation dan fungsi marketing. Sumberdaya pekerja ini memberi pengaruh langsung pada peningkatan profit melalui peningkatan produktivitas. Oleh karenanya, peran sumberdaya pekerja kerap dijadikan sebagai cara paling strategis untuk berkompetisi dengan perusahaan lain. Namun demikian, pemilikan sumberdaya pekerja yang baik (good human resources) bukanlah perkara mudah bagi perusahan. Selain harganya mahal, sulit untuk menghasilkannnya (difficult to achieve), juga sulit untuk mempertahankannya. Disinilah tantangan terbesar di dalam pengelolaan suatu perusahaan ditambah lagi karena harus berurusan dengan manusia atau orang perorang.
Oleh karenanya, tugas pokok fungsi SDM haruslah ditujukan untuk memajukan kapasitas manusianya (to drive people). Pengelolaan SDM yang lebih sesuai pada masa ini adalah dengan pendekatan people-oriented approach daripada slavedriver approach.
Pendekatan people-oriented lebih memanusiakan pekerja dalam potensi dan harkat berdasarkan tingkat kecerdasan dan suasana perasaan mereka. Sedangkan pendekatan slavedriver, para pengusaha menganggap para pekerja tersebut hanyalah sebagai faktor produksi semata yang dapat disubstitusikan dengan mesin atau teknologi.
Untuk memenuhi hakikat dan tujuan pengelolaan SDM, mekanisme pengelolaannya haruslah dirancang (desain) sedemikian rupa dan dikelola (manage) secara optimal. Cara pengoptimalan yang dapat dilakukan adalah dengan meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya pekerja yang terbatas. Dalam hal ini upaya meningkatkan efektivitas SDM dilakukan berdasarkan cara mengorganisasi orang-orang sesuai martabat dan kemampuan masing-masing dalam posisi yang tepat yang pada gilirannya memberikan sinergi, baik pada tujuan individu (worker) maupun pada tujuan organisasi (firm).
Dengan demikian, patutlah dipahami bahwa keempat aspek pokok yang disebutkan sebelumnya (rekrutmen, job design, developement dan penilaian) secara cermat dan sistemetis serta terintegrasi. Dalam proses integrasi berbagai aspek tersebut, aspek rekrutmen dan job design haruslah diletakkan sebagai kegiatan pada tahap perancangan (design), sedangkan aspek developement dan penilaian sebagai tahap implementasi (manage). Proses pengintegrasian aspek-aspek yang pokok dan komponennya tersebut dapat dikonfigurasikan sebagaimana diperlihatkan dalam Gambar-2.
Gambar-2. Siklus fungsi SDM: Desain dan manage
Pada tahap desain (rekrutmen dan job design) para pekerja dipersiapkan sedemikian rupa berdasarkan kemampuan mereka masing-masing (supply side) sesuai dengan job description untuk memenuhi tujuan perusahaan (demand side). Sedangkan pada tahap implementasi (developement dan penilaian), para pekerja didorong untuk berkembang pada sistem karir yang berlandaskan sistem konpensasi yang adil. Terhadap mereka dilakukan penilaian secara periodik untuk memastikan kemampuan mereka sesuai yang diharapkan. Jika terjadi peningkatan mereka berhak untuk promosi secara vertikal dan jika stagnan perlu dilakukan proses pemindahan secara horizontal (mutasi atau pensiun) untuk penyesuaian dan penyegaran.
Sementara itu, di dalam proses rekrutmen yang meliputi seleksi dan penempatan pada akhirnya haruslah dapat dievaluasi (penilaian) apakah perform dalam memberikan produktivitas bagi perusahaan. Sebaliknya ketika dilakukan penilaian maka kita bisa melakukan proses pemindahan terhadap mereka yang tidak produktif dan promosi bagi yang produktif. Namun jika tidak ada yang memenuhi tujuan perusahaan maka proses rekrutmen/seleksi dapat dilakukan kembali untuk mendapatkan pekerja yang lebih sesuai dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. Ini berarti, rekrutmen (desain) dan penilaian (manage) menjadi isu yang paling strategis bagi perusahaan (firm oriented). Sedangkan aspek-aspek job design dan developement lebih ditekankan pada sisi pekerjanya (worker orientation).
Rekrutmen (seleksi dan penempatan): Proses rekrutmen bertujuan untuk mendapatkan pekerja yang dibutuhkan perusahaan. Calon pekerja diseleksi dengan metode yang sesuai seperti uji kompetensi (hard skill dan soft skill), psikotes dan simulasi. Calon pekerja yang memenuhi kriteria diajukan untuk menempati posisi dan jabatan yang tersedia.
Job design (job description dan training): Job design berkenaan dengan penyusunan tugas-tugas bagi pekerja berdasarkan 5W+1H: tugas apa yang dilakukan, bagaimana tugas dikerjakan, seberapa besar bobotnya, kapan dan dimana. Kumpulan diskripsi pekerjaaan (job description) tersebut menjadi pedoman bagi pekerja untuk bekerja. Untuk membantu pekerja perform terhadap kebutuhan yang terdapat dalam job description tersebut para pekerja mendapat pelatihan singkat atau intensif yang dapat dilakukan sekali, secara berkala atau secara kontinu. Tapi harus disadari memberikan mereka training adalah cost. Oleh karenanya tujuan rekrutmen haruslah ditujukan untuk mendapatkan kandidat pekerja yang kapabel dan kalau bisa tanpa perlu melatihnya.
Developement (karir dan reward): Para pekerja dituntut untuk mampu mengembangkan potensi dirinya dan kemampuan untuk memuaskan tujuan perusahaan. Sementara itu perusahaan mengarahkan para pekerja (sebagai aset) agar tumbuh dan berkembang secara kondusif dan produktif. Pihak perusahaan memberikan kesempatan bagi pekerja untuk meniti karir baik atas bimbingan senior maupun atas inisiatif sendiri (job enlargement, job enrichment). Pekerja yang menunjukkan produktivitas tinggi haruslah mendapatkan reward (pengakuan, peningkatan gaji dsb) dan sebaliknya dengan memberi punishment terhadap pekerja yang melanggar aturan perusahaan atau tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.
Penilaian (pemindahan dan promosi): Para pekerja secara periodik mendapat penilaian apakah kinerja mereka sudah sesuai dengan yang diharapkan. Pekerja yang menunjukkan kinerja yang kurang memuaskan (kemampuan dan produktivitas) dapat dipindahkan (mutasi) atau diberhentikan (pecat atau pensiun). Sementara yang pekerja yang memiliki komitmen dan prestasinya meningkat pesat dapat dipromosikan untuk melakukan tugas-tugas yang memiliki tanggungjawab yang lebih besar. Jika kebutuhan perusahaan tidak terpenuhi dari pekerja, maka lowongon dapat diisi dari proses rekrutmen kembali.
4. Struktur Organisasi Bisnis
Pada dasarnya organisasi bisnis adalah sebuah struktur yang dapat dibedakan ke dalam dua struktur: organisasi kerja (fungsi-fungsi) dan organisasi orang-orang yang melakukan tugasnya pada fungsi yang ada. Kedua struktur ini pada prinsipnya semacam dua sisi mata uang: sisi yang satu organisasi kerja (fungsi) dan sisi yang lain organisasi orang-orang atau pekerja. Dengan kata lain organisasi tidak akan berfungsi tanpa orang (people)
Pada perusahaan kecil, struktur organisasi pekerja sangat sederhana: ada pimpinan dan dengan anak buah. Oleh karena fungsi-fungsi belum berkembang, maka fungsi finance, fungsi operasi dan fungsi marketing ditangani langsung oleh pimpinan perusahaan dengan dibantu sejumlah karyawan. Jika fungsi-fungsi telah berkembang maka fungsi-fungsi tersebut dapat didelegasikan oleh pimpinan ke tangan satu manajer atau lebih sesuai dengan kebutuhannnya. Demikian seterusnya, bahwa perusahaan membutuhkan manajer SDM, manajer public relation, manager IT dan sebagainya. Mekanisme yang berlangsung dalam hal ini adalah proses evolusi dimana fungsi bekerkembang yang diikuti dengan pengembangan orang-orang (internal) atau mencari orang yang berkompeten dari luar (eksternal) untuk menjalankannnya.
Sebaliknya suatu perusahaan baru yang dibangun atas kebutuhan berdasarkan studi kelayakan yang komprehensif, struktur dapat langsung disiapkan sedemikian rupa sehingga memenuhi semua fungsi-fungsi yang direncanakan. Dalam hal ini, pemenuhan kebutuhan orang-orang untuk mengisi posisi dan jabatan yang ada dapat dilakukan melalui proses rekrutmen yang standar. Mekanisme yang berlangsung dalam hal ini adalah proses revolusi dimana orang-orang yang sesuai diseleksi untuk menduduki posisi dan jabatan yang tersedia.
Dua asal usul organisasi bisnis di atas, semakin formal bentuk perusahaan maka kebutuhan legalitas semakin diperlukan. Perlunya legalitas tersebut umumnya dikaitkan dengan pemilikan modal yang menyebabkan jenis perusahaan menurut legalitasnya terdiri dari CV, Fa, PT dan koperasi. Selain jenis legalitas perusahaan tersebut memiliki hak dan kewajiban yang berbeda-beda terhadap negara, namun didalamnya sesungguhnya melekat hal yang terkait dengan sumberdaya pekerja yang dikaitkan dengan hak dan kewajiban yang diatur di dalam peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
5. Kehadiran Organisasi Pekerja
Pada masa kini, di satu sisi para pekerja tidak lagi dipandang sebagai faktor produksi semata, tetapi mereka menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kemajuan dan kesinambungan perusahaan dalam berusaha. Dengan adanya legalitas perusahaan (register) maka keleluasaan perusahaan terhadap pekerja semakin dibatasi. Perusahaan tidak lagi menjadi sebuah wujud keinginan pengusaha, tempat para pekerja untuk mendapatkan upah/salary, tetapi juga menjadi aset nasional yang dipelihara oleh pemerintah untuk mendukung pengembangan perekonomian: profit bagi pengusaha, upah bagi pekerja dan pajak bagi negara.
Disinilah peran pengusaha/perusahaan dalam membangun morale dan mempertemukan kebutuhan para pekerja serta mensinergikan dengan tujuan pemerintah. Namun demikian, perselisihan antara pekerja dan pengusaha dapat membawa pengaruh negatif bagi semua stakeholder (termasuk share holder). Oleh karena itu, antara pekerja dan pengusaha haruslah menjadi mitra strategis bagi kedua belah pihak. Keutamaan mitra strategis ini adalah untuk menaikkan kinerja (produktivitas) lewat peran strategis para pekerja.
Bagi pemerintah sendiri, sebagai pihak yang mewakili masyarakat (eksternal) mengharapkan bahwa hubungan pengusaha-pekerja ini haruslah selalu dalam kondisi yang harmoni. Sebab, perusahaan adalah mesin ekonomi dimana peranan pengusaha sangat diharapkan memberikan nilai tambah perusahaan (profit) dan para pekerja memberikan nilai tambah individu (upah: wage atau salary). Sebab kedua sumber nilai tambah ini (secara bersama-sama dengan sewa (rent) dan pendapatan atas bunga (interest) menjadi komponen-komponen penting bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat di dalam bernegara.
Untuk menjaga hubungan harmonis yang tidak terbantahkan di dalam dunia ekonomi tersebut berkembang konsep hubungan industrial, yaitu: untuk mengatasi permasalahan eksploitasi pengusaha terhadap pekerja. Konsep hubungan industrial ini meneyebabkan fungsi sarikat pekerja di dalam perusahan menjadi solusi, terutama dalam berbagai aspek yang terkait dengan para pekerja seperti K3, tuntutan kesejahteraan dan lainnya.
Pekerja produksi : Kenaikan salary; THR; UMK/UMKS
Pekerja non-produksi : Kenaikan salary; THR; bonus
Namun demikian, harus disadari bahwa kehadiran sarikat pekerja haruslah dipandang sebagai mitra pengusaha di dalam bentuk kolektif. Akan tetapi perselisihan antara pekerja dan pengusaha tidak terhindarkan sehingga harus melibatkan unsur pemerintah. Tuntutan para pekerja seperti quality of work life (fisik dan psikis) sebenarnya dapat disinergikan dalam hubungan yang mutualisme antara commitment (tujuan bersama) dan trust (adil).
Dalam hal ini tanggungjawab perusahaan tidak hanya semata-mata untuk mendapatkan profit tetapi juga turut membantu pekerja agar perform dan menghidari sifat simplistic dimana perusahaan tidak langsung menggati (replace) jika para worker bekerja tidak memuaskan. Jalan lain adalah dengan pendekatan komitmen terhadap perusahaan harus dibangun–jika pekerja tidak produktif mereka tidak akan menerima upah atau peningkatan salary.
